UTSTILLINGSUTVALGET
MANDAT UTSTILLINGSUTVALG (revidert 2025)
Styret har ansvar for utstillingene, søknad om kommende utstillinger og innmelding til NKK. NWKs utstillingsutvalg er styrets arbeidsorgan for planlegging og gjennomføring av klubbens egne utstillinger og gis følgende mandat:
- Medlemmene i utvalget oppnevnes av styret. 1 leder og inntil 8 medlemmer. Leder for utvalget sørger for at det holdes tett kontakt med styret og har oversikt over at oppgaver blir fordelt og gjennomført. For å opprettholde kontinuitet og rutiner, og at utskiftninger i utvalget skjer jevnlig, bør man forsøke å rekruttere minst et medlem hvert andre år.
- Planlegge og gjennomføre klubbens egne utstillinger, herunder minimum en spesial med stort cert hvert år. Forslag om datoer, utstillingsplass og dommerliste sendes styret for godkjenning ca 2 år i forveien. Rasespesialister skal prioriteres i valg av dommere.
- Samarbeide med de andre klubbene i gruppe 10 der samarbeid om en Myndespesial er mer hensiktsmessig/enklere å gjennomføre enn en egen Whippetspesial.
- Ansvar for å ta imot påmeldinger og registrering i DogWeb Arra. Kontaktperson for påmeldinger skal (dersom det er mulig å unngå) ikke selv stille hund på utstillingen.
- Ansvar for det praktiske rundt utstillingene. Skaffe ringpersonell, rosetter, premier, sponsorer, lotteri, bevertning, rigging og nedrigging av plassen samt bemanning av sekretariat. Utvalget skal også tilrettelegge for eventuell aspirant-/elevtjeneste.
- Kontakte dommer og skaffe skriftlig bekreftelse på at oppdrag er avtalt, booke hotell, middag og transport for dommer. Kontaktperson for dommer gir denne utfyllende informasjon i forkant av utstillingen og skal (dersom det er mulig å unngå) ikke selv stille hund på utstillingen. Kontakt med dommer i forbindelse med utstillingen; henting/bringing, kontakt på utstillingsdagen samt middag etc. skal foretas av en person som ikke stiller hund på den aktuelle utstillingen – for eksempel utstillingsleder, skriver eller ringsekretær.
- Alle avtaler, forespørsler, kommunikasjon o.l skal skje fra utstillingsutvalgets e-post og lagres, slik at alt komiteen foretar seg er lett å dokumentere i etterkant.
- Utvalget skal føre referat fra møter, disse sendes til styret.
- Som deltaker i utvalg er man pålagt taushetsplikt, og man representerer klubben. Man skal opptre på en ryddig og respektfull måte